OBJECTIVE 3: 

MENGINISIASI ADOPSI KERANGKA KERJA AGILE DAN BUDAYA KOLABORASI

Dokumen Pendukung TOR SMSA GPI 2025 - JAKARTA

TOR SMSA 2025

Pendahuluan

Untuk mewujudkan Visi Strategis 3: "Persekutuan yang Adaptif dengan Budaya Kolaborasi Agile", Gereja Protestan di Indonesia (GPI) perlu mengadopsi sebuah "sistem operasi" baru yang memungkinkannya bergerak lincah, responsif, dan fokus pada hasil di tengah dunia yang terus berubah (VUCA).1 Dokumen ini mendefinisikan secara konkret prinsip-prinsip dasar Perencanaan Strategis Agile yang akan diadopsi, model operasional kolaborasi lintas-GBM, serta contoh-contoh praktis penerapan kerangka Objectives and Key Results (OKR).1

1. Prinsip-Prinsip Dasar Perencanaan Strategis Agile untuk GPI

Perencanaan Strategis Agile bukanlah tentang membuat satu dokumen rencana lima tahunan yang kaku, melainkan tentang menumbuhkan budaya perencanaan yang hidup dan adaptif.1 Berikut adalah lima prinsip dasar yang akan diadopsi:

1.     Visi sebagai Bintang Utara, Strategi sebagai Peta yang Dinamis:

  • Prinsip: Visi dan Misi GPI 2025-2030 adalah "Bintang Utara" yang tetap dan menjadi pemandu arah.1 Namun, cara (strategi) untuk mencapainya harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan konteks.
  • Implementasi: Renstra tidak lagi dipandang sebagai dokumen final, melainkan sebagai hipotesis yang terus diuji dan disempurnakan.

2.     Siklus Perencanaan Adaptif:

  • Prinsip: Perencanaan dan peninjauan ulang strategi dilakukan dalam siklus yang lebih pendek dan teratur, bukan hanya setiap lima tahun sekali.1
  • Implementasi: Sidang Majelis Sinode Am (SMSA) tahunan akan menjadi forum utama untuk meninjau kemajuan OKR tahun sebelumnya, menganalisis perubahan konteks, dan menyesuaikan prioritas strategis untuk tahun berikutnya (Agile Planning & Portfolio Management).1

3.     Fokus pada Hasil (Outcomes), Bukan Sekadar Aktivitas (Outputs):

  • Prinsip: Keberhasilan tidak diukur dari "apakah program sudah dijalankan?", melainkan dari "apakah program tersebut membawa perubahan yang kita inginkan?".
  • Implementasi: GPI akan mengadopsi kerangka Objectives and Key Results (OKR) secara penuh. Setiap inisiatif strategis harus memiliki Objective (tujuan kualitatif yang inspiratif) dan beberapa Key Results (hasil kuantitatif yang terukur).1

4.     Kolaborasi Lintas Fungsi sebagai Mode Operasi Standar:

  • Prinsip: Pekerjaan strategis tidak lagi dikerjakan dalam silo-silo komisi yang terpisah, melainkan oleh tim-tim kecil yang terdiri dari perwakilan berbagai GBM dengan keahlian yang beragam.1
  • Implementasi: Model "koalisi peminat" (coalition of the willing) akan dioperasionalkan melalui pembentukan Tim Kerja Lintas Fungsi (disebut 'Squads') untuk setiap Objective strategis.1

5.     Budaya Belajar dan Transparansi:

  • Prinsip: Kegagalan dalam mencapai target KR bukanlah aib, melainkan kesempatan untuk belajar. Kemajuan dan tantangan harus dikomunikasikan secara terbuka.
  • Implementasi: Setiap tim (Squad) akan mengadakan sesi tinjauan (review) dan retrospektif secara berkala untuk membahas apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang bisa diperbaiki pada siklus kerja berikutnya.

2. Draf Model Operasional "Koalisi Peminat" sebagai Implementasi Konsep 'Squad' Lintas-GBM

Model ini adalah jawaban operasional untuk menghormati otonomi GBM sekaligus mendorong kolaborasi yang efektif, menerjemahkan konsep eklesiologis "koalisi peminat" ke dalam praktik kerja Agile.1

 

Aspek

Deskripsi Model Operasional

Definisi

Sebuah Squad adalah tim kerja kecil (ideal 5-9 orang), semi-otonom, dan bersifat temporer yang dibentuk dari perwakilan beberapa GBM yang memiliki minat (willingness) dan relevansi untuk mencapai satu Objective strategis yang spesifik.1

Pembentukan

1. Identifikasi Kebutuhan: Sinode Am GPI (sebagai fasilitator) mengidentifikasi sebuah Objective strategis berdasarkan Renstra.

2. Panggilan Terbuka: Sinode Am mengeluarkan "panggilan untuk berkoalisi" kepada semua GBM, menjelaskan Objective yang ingin dicapai dan keahlian yang dibutuhkan.

3. Pembentukan Koalisi: GBM-GBM yang berminat dan memiliki sumber daya (personel, keahlian, dll.) mendelegasikan perwakilannya untuk bergabung dalam Squad tersebut.1

Struktur & Peran dalam Squad

- Anggota Tim: Perwakilan dari berbagai GBM dengan keahlian lintas fungsi (misal: teologi, diakonia, IT, manajemen). - Pemilik Produk (Product Owner): Satu orang yang ditunjuk (bisa dari BPH GPI atau salah satu GBM) yang bertanggung jawab memastikan pekerjaan Squad selaras dengan visi besar dan kebutuhan "pengguna" (jemaat/GBM). - Fasilitator (Scrum Master): Satu orang yang bertanggung jawab memastikan tim bekerja secara efektif, menghilangkan hambatan, dan menjaga ritme kerja Agile.

Tata Kelola & Otonomi

- Otonomi Taktis: Squad diberi otonomi untuk menentukan bagaimana cara terbaik mencapai Key Results yang telah disepakati. Mereka tidak didikte mengenai detail pelaksanaan tugas.1

- Akuntabilitas pada Hasil: Squad bertanggung jawab penuh atas pencapaian KR mereka dalam siklus waktu yang ditentukan (misalnya, per kuartal atau per semester).

- Ritme Kerja: Squad bekerja dalam siklus pendek (sprint), dengan pertemuan harian singkat untuk sinkronisasi, dan sesi perencanaan/evaluasi di awal dan akhir setiap siklus.1

Hubungan dengan Sinode Am GPI

- Sinode Am sebagai Fasilitator: BPH GPI berperan sebagai fasilitator yang melayani Squad, bukan memerintahnya. Tugasnya adalah menyediakan sumber daya, menghilangkan hambatan birokrasi, dan memastikan komunikasi antar-Squad berjalan lancar.1

- Pelaporan Transparan: Squad melaporkan kemajuan pencapaian KR (bukan daftar aktivitas) secara berkala dan transparan kepada BPH GPI dan pimpinan sinode GBM yang mengutusnya.


3. Contoh Konkret OKR Lengkap untuk Setiap Pilar Strategis

Berikut adalah contoh-contoh OKR yang dirancang sebagai latihan dan bukti pemahaman metodologi, berdasarkan pilar-pilar strategis Koinonia, Marturia, dan Diakonia.


Pilar 1: KOINONIA (Memperkuat Persekutuan)

Objective 1: Menghidupkan GPI sebagai "keluarga" melalui kolaborasi digital dan pertukaran pelayan yang nyata.
  • Key Result 1: Meluncurkan platform "GPI-Connect" dan mencapai tingkat adopsi (minimal satu kali login) oleh 60% pendeta di seluruh GBM pada akhir 2026.
  • Key Result 2: Menyelenggarakan "Program Pertukaran Pelayan" dengan minimal 20 pelayan (pendeta/penatua) berpartisipasi dalam program pertukaran pelayanan antar-GBM selama periode 2026-2027.
  • Key Result 3: Mencapai skor kepuasan "rasa keterhubungan dengan keluarga besar GPI" sebesar 7 dari 10 dalam survei tahunan kepada pimpinan sinode GBM.
Objective 2: Meningkatkan kapasitas dan sinergi kepemimpinan di seluruh aras GPI.
  • Key Result 1: Mengadakan 4 sesi Community of Practice (komunitas praktisi) lintas-GBM per tahun untuk kelompok fungsional (misal: bendahara sinode, ketua komisi pemuda).
  • Key Result 2: Mengumpulkan dan membagikan 25 "praktik terbaik" (best practices) pelayanan dari berbagai GBM melalui portal E-Learning di "GPI-Connect" pada akhir 2027.
  • Key Result 3: 75% peserta program pelatihan kepemimpinan melaporkan peningkatan kompetensi minimal 2 poin (dalam skala 1-5) pada area yang dilatih.


Pilar 2: MARTURIA (Memperluas Kesaksian)

Objective 3: Menjadi suara kenabian Reformed yang relevan dan berwibawa di ruang publik Indonesia.
  • Key Result 1: "Think-and-Do Tank" GPI menerbitkan 5 dokumen panduan teologis-etis mengenai isu-isu strategis (misal: keadilan ekologis, etika AI) pada akhir 2028.1
  • Key Result 2: Mencapai 50 kutipan atau rujukan terhadap pandangan resmi GPI di media massa nasional (cetak/daring) selama periode Renstra.
  • Key Result 3: Materi dari "Think-and-Do Tank" digunakan sebagai bahan diskusi atau pembinaan di minimal 100 jemaat lokal di seluruh GBM.


Pilar 3: DIAKONIA (Mewujudkan Keadilan)

Objective 4: Membangun ketahanan ekonomi jemaat untuk menghadapi krisis PHK dan pengangguran pemuda. 1
  • Key Result 1: Memfasilitasi pelatihan upskilling dan kewirausahaan yang menjangkau 5.000 warga jemaat (terutama pemuda dan korban PHK) di seluruh GBM.
  • Key Result 2: Menginkubasi dan mendukung 100 UMKM baru milik warga jemaat melalui program pendampingan bisnis dan platform digital bersama.
  • Key Result 3: Menurunkan angka pengangguran di kalangan pemuda jemaat GPI (diukur melalui survei internal) sebesar 15% pada akhir 2030.

Objective 5: Meningkatkan efektivitas dan jangkauan respons GPI terhadap bencana alam.

  • Key Result 1: Menyusun dan menyepakati Protokol Respons Bencana Bersama "GPI-CARE" yang diadopsi oleh minimal 9 dari 12 GBM pada akhir 2026.1
  • Key Result 2: Mengurangi waktu mobilisasi bantuan bersama (dari keputusan hingga bantuan tiba di lokasi) dari rata-rata 72 jam menjadi 48 jam.
  • Key Result 3: Menghimpun dana tanggap bencana bersama sebesar Rp 2 Miliar melalui kontribusi GBM dan Donatur pada akhir tahun 2028